TIPS PARA UNA BUENA PRESENTACION EN POWER POINT

Piense en la cantidad de cursos y seminarios a dónde ha ido en los últimos años y trate de recordar en cuántos de ellos el expositor usó diapositivas en Power Point. Ahora de los casos en que el expositor usó diapositivas, pregúntese en cuántos de ellas las diapositivas eran necesarias, y si lo eran, ¿cumplieron su cometido?

Si usted ha sido expositor en un curso o seminario, hágase las mismas preguntas.

El noventa por ciento de las veces las diapositivas no son ni necesarias ni útiles y creo que soy optimista. Les trataré de describir la mejor exposición que he visto en mi vida utilizando el Power Point: Era un ingeniero que disertaba acerca de motores de turbinas. Disculpen mi ignorancia en el tema, yo estaba en el público por pura casualidad y por muy buena suerte. La exposición iniciaba con una diapositiva que mostraba un impecable motor. A un click del expositor aparecían una serie de flechas señalando cada una de las partes e indicando sus nombres. Luego en el proceso de la exposición el ingeniero al hacer click a cada una de las partes se podía ver como desaparecía la cubierta de la parte y se mostraba un corte transversal de su interior, luego mediante otro click pasaba a una diapositiva donde la parte en análisis estaba a pantalla completa y se explicaba cada uno de sus componentes con un sistema similar al previamente descrito. Una vez que se agotaba la explicación de esa pieza en particular y sus componentes, mediante un click a un ícono con una flecha subtitulada “volver” el expositor retornaba a la diapositiva uno y repetía el proceso con la siguiente parte del motor. No es necesario decir cuán impresionado quedé con la exposición, además del hecho que las diapositivas no tenían mayor texto que los nombres de cada parte al lado de la correspondiente flecha que aparecían y desaparecían a voluntad del expositor.

Si se recuerda bien, hubo un momento en el que no saber usar una computadora era una especie de estigma laboral o profesional. Quien pretendía ser un profesional capacitado tenía que saber utilizar el office como mínimo. Además en esos mismos tiempos usar una lap top en el dictado de clases o en un aeropuerto era símbolo de estatus.

Incluso ahora los profesores universitarios ponen como requisito que las exposiciones tienen que ser mediante diapositivas en Power Point, haciendo que los alumnos pierdan valioso tiempo en preparar diapositivas cuando en muchos casos estas son innecesarias.

Veamos, en la actualidad las diapositivas de Power Point no hacen otra cosa que reemplazar a las antiguas tarjetas de ayuda memoria. Ambas técnicas tienen el mismo problema, mal empleadas permiten que el expositor se limite a leer lo que las tarjetas o diapositivas dicen. En el caso de la tarjeta es una muestra de mediocridad que el expositor tenga que leer literalmente sus notas. En el caso de las diapositivas es más grave porque es además es un insulto a la inteligencia del auditorio leerles lo que bien pueden leer todos en la pantalla.

La finalidad de las tarjetas de ayuda memoria era (y sigue siendo) ser una guía en el orden de la exposición, es decir que no deben contener la exposición, si no tan solo la secuencia de los puntos a tocar y la idea central sobre la que girará la explicación o disertación en cada tema. Insisto NO ES EL DISCURSO TRANSCRITO A TARJETAS. El inteligente lector se dará cuenta que hay una enorme diferencia entre ser invitado a decir un discurso, donde es perfectamente permisible imprimir y leer el discurso al público, que ser invitado a hacer una exposición de un tema determinado o una clase magistral.

En el caso del Power Point sucede lo mismo, los expositores transcriben su tema a las diapositivas y leen las diapositivas de la pantalla, cuando deberían tener el mismo fin que las tarjetas de ayuda memoria: Contener tan solo la secuencia de la disertación y las ideas centrales que deben ser desarrolladas.

Los consumidores modernos (entre ellos el consumidor de capacitaciones académicas) son mucho más aguzados y atentos hoy en día. Se da cuenta rápidamente cuando se les vende gato por liebre. Es fácil percibir cuando el expositor repite el mismo ciclo de cosas, se sabe de memoria su Power Point y no aporta nada nuevo.

Otro problema es que no todos los auditorios (me refiero al ambiente físico) son adecuados para hacer presentaciones de Power Point. Se requiere de una iluminación especial, de tal manera que no quede tan oscuro que el expositor se pierda, ni tan claro que no se pueda ver bien la diapositiva. Tampoco se debe limitar la luz a los alumnos o asistentes que deseen tomar nota. Lo que termina sucediendo al final, cuando la luz no es apropiada, es que la exposición se torna aburrida, el expositor no transmite nada porque no se le ve y finalmente la mayoría termina alcanzando un USB al profesor para que “le copie su Power Point” ¿para qué? No lo sé bien, he visto a algunos imprimir las diapositivas y “estudiarlas” para el examen. Luego se confirma mi teoría de que la diapositiva contenía en realidad la transcripción de la exposición, luego ¿Cuál era el rol que cumplía el expositor a este punto?

Bien, aquí unas recomendaciones recogidas en mi experiencia de asistente a eventos y expositor en otros casos:

El uso de diapositivas de Power Point implica un sobre costo para los organizadores, conseguir el cañón y el ambiente apropiado para la proyección. Evalúe si realmente es necesario. Si no lo es, use tarjetas de ayuda memoria en papel o en su lap top. Si la exposición está bien diseñada seguramente su audiencia la entenderá correctamente. Explote sus habilidades de orador, el Power Point mal utilizado neutraliza esas habilidades.

Utilice el Power Point sólo cuando tiene que recurrir a la ayuda visual, eso sucede en casos en los que “una imagen vale más que mil palabras”, si está exponiendo acerca de la marca que deja un bala en la piel de una víctima, use una secuencia de fotos en la presentación, pero no la rellene de textos.

Sobre ese mismo punto, en mi trabajo muchas veces los abogados tratan de explicarme la escena del crimen o la forma en que tal o cual terreno fue ocupado por tal o cual persona, y se empeñan en hacerlo oralmente. Yo no sé qué tan difícil puede ser traer un papelógrafo con diagrama simple de lo que el abogado quiere explicar o una foto ampliada de la escena del crimen. Eso nos ahorraría mucho tiempo a todos y permite comprender mejor el panorama. A cambio los abogados suelen traer diapositivas con la transcripción de lo que van explicar (y suelen traer su lap top, el proyector, cables, enchufes, extensiones, etc.) Conclusión: Las personas usan el papelógrafo y el power point cuando no es necesario y no recurren a ellos cuando sí se necesitan. Como dice a menudo el gran Pedro Suarez Vertiz: El sentido común es el menos común de los sentidos.

Muchas veces un papelógrafo bien hecho causa más impacto que un aburrido Power Point.

Si su presentación en Power Point no se va a ver limpia, adecuada, orientada a explicar cuestiones puntuales de forma visual y sin errores ortográficos, no sucumba a la tentación. Mejor no la haga, y si ya la hizo, no la utilice. Su presentación es precisamente eso, “su presentación” y por lo tanto va a hablar bien o mal de usted.

No recargue su presentación con dibujitos, figuritas y corazoncitos. Piense en su audiencia. Si es un público académico haga una presentación seria y sobria. Si quiere hacer que la audiencia se ría para mantener su atención use trucos. Uno muy sencillo es mediante el uso del control inalámbrico para PC que se vende para estos fines, coloque un texto en su diapositiva y quítelo de un manotazo (me copio la idea de Bruno Pinasco en su programa Cinescape) verá que causa un efecto interesante en la audiencia precisamente en esos momentos en que empiezan a distraerse.

Nunca, pero nunca, use la presentación de otro.

Nunca ponga una presentación con una única diapositiva en la que aparece solo su nombre y el título de la exposición, se ve mal y distrae a la audiencia.

Mida los tiempos, nada peor que exposiciones acompañadas por cien diapositivas y un expositor empeñado en llegar a la última que dice “¡Gracias!”. Diseñe mecanismos que le permitan acortar la presentación si es necesario sin que el público detecte que “se está saltando” las diapositivas. La audiencia percibe eso como se están saltando temas y que la exposición no es seria.

No entregue sus diapositivas a sus alumnos. Es más, avise que no las entregará desde un principio. En muchos cursos he visto gente distraerse y cuando les pregunté: ¿Por qué no prestas atención? Me contestaban: ¿Para qué, si al final me copio el Power Point del profesor a mi usb?

Finalmente tómese su tiempo, investigue un poco el Power Point, es un programa sencillo, aprenda a usar los hipertextos, cualquier imagen se puede convertir en un hipertexto que conduzca a otra diapositiva con un sencillo click. Explote las animaciones de textos, pero no sobresature con ellas su presentación. Haga un uso eficiente de la herramienta y piense en criterios de eficacia. Piense en su audiencia, seguramente se lo agradecerán.