TIPS PARA UNA BUENA PRESENTACION EN POWER POINT

Piense en la cantidad de cursos y seminarios a dónde ha ido en los últimos años y trate de recordar en cuántos de ellos el expositor usó diapositivas en Power Point. Ahora de los casos en que el expositor usó diapositivas, pregúntese en cuántos de ellas las diapositivas eran necesarias, y si lo eran, ¿cumplieron su cometido?

Si usted ha sido expositor en un curso o seminario, hágase las mismas preguntas.

El noventa por ciento de las veces las diapositivas no son ni necesarias ni útiles y creo que soy optimista. Les trataré de describir la mejor exposición que he visto en mi vida utilizando el Power Point: Era un ingeniero que disertaba acerca de motores de turbinas. Disculpen mi ignorancia en el tema, yo estaba en el público por pura casualidad y por muy buena suerte. La exposición iniciaba con una diapositiva que mostraba un impecable motor. A un click del expositor aparecían una serie de flechas señalando cada una de las partes e indicando sus nombres. Luego en el proceso de la exposición el ingeniero al hacer click a cada una de las partes se podía ver como desaparecía la cubierta de la parte y se mostraba un corte transversal de su interior, luego mediante otro click pasaba a una diapositiva donde la parte en análisis estaba a pantalla completa y se explicaba cada uno de sus componentes con un sistema similar al previamente descrito. Una vez que se agotaba la explicación de esa pieza en particular y sus componentes, mediante un click a un ícono con una flecha subtitulada “volver” el expositor retornaba a la diapositiva uno y repetía el proceso con la siguiente parte del motor. No es necesario decir cuán impresionado quedé con la exposición, además del hecho que las diapositivas no tenían mayor texto que los nombres de cada parte al lado de la correspondiente flecha que aparecían y desaparecían a voluntad del expositor.

Si se recuerda bien, hubo un momento en el que no saber usar una computadora era una especie de estigma laboral o profesional. Quien pretendía ser un profesional capacitado tenía que saber utilizar el office como mínimo. Además en esos mismos tiempos usar una lap top en el dictado de clases o en un aeropuerto era símbolo de estatus.

Incluso ahora los profesores universitarios ponen como requisito que las exposiciones tienen que ser mediante diapositivas en Power Point, haciendo que los alumnos pierdan valioso tiempo en preparar diapositivas cuando en muchos casos estas son innecesarias.

Veamos, en la actualidad las diapositivas de Power Point no hacen otra cosa que reemplazar a las antiguas tarjetas de ayuda memoria. Ambas técnicas tienen el mismo problema, mal empleadas permiten que el expositor se limite a leer lo que las tarjetas o diapositivas dicen. En el caso de la tarjeta es una muestra de mediocridad que el expositor tenga que leer literalmente sus notas. En el caso de las diapositivas es más grave porque es además es un insulto a la inteligencia del auditorio leerles lo que bien pueden leer todos en la pantalla.

La finalidad de las tarjetas de ayuda memoria era (y sigue siendo) ser una guía en el orden de la exposición, es decir que no deben contener la exposición, si no tan solo la secuencia de los puntos a tocar y la idea central sobre la que girará la explicación o disertación en cada tema. Insisto NO ES EL DISCURSO TRANSCRITO A TARJETAS. El inteligente lector se dará cuenta que hay una enorme diferencia entre ser invitado a decir un discurso, donde es perfectamente permisible imprimir y leer el discurso al público, que ser invitado a hacer una exposición de un tema determinado o una clase magistral.

En el caso del Power Point sucede lo mismo, los expositores transcriben su tema a las diapositivas y leen las diapositivas de la pantalla, cuando deberían tener el mismo fin que las tarjetas de ayuda memoria: Contener tan solo la secuencia de la disertación y las ideas centrales que deben ser desarrolladas.

Los consumidores modernos (entre ellos el consumidor de capacitaciones académicas) son mucho más aguzados y atentos hoy en día. Se da cuenta rápidamente cuando se les vende gato por liebre. Es fácil percibir cuando el expositor repite el mismo ciclo de cosas, se sabe de memoria su Power Point y no aporta nada nuevo.

Otro problema es que no todos los auditorios (me refiero al ambiente físico) son adecuados para hacer presentaciones de Power Point. Se requiere de una iluminación especial, de tal manera que no quede tan oscuro que el expositor se pierda, ni tan claro que no se pueda ver bien la diapositiva. Tampoco se debe limitar la luz a los alumnos o asistentes que deseen tomar nota. Lo que termina sucediendo al final, cuando la luz no es apropiada, es que la exposición se torna aburrida, el expositor no transmite nada porque no se le ve y finalmente la mayoría termina alcanzando un USB al profesor para que “le copie su Power Point” ¿para qué? No lo sé bien, he visto a algunos imprimir las diapositivas y “estudiarlas” para el examen. Luego se confirma mi teoría de que la diapositiva contenía en realidad la transcripción de la exposición, luego ¿Cuál era el rol que cumplía el expositor a este punto?

Bien, aquí unas recomendaciones recogidas en mi experiencia de asistente a eventos y expositor en otros casos:

El uso de diapositivas de Power Point implica un sobre costo para los organizadores, conseguir el cañón y el ambiente apropiado para la proyección. Evalúe si realmente es necesario. Si no lo es, use tarjetas de ayuda memoria en papel o en su lap top. Si la exposición está bien diseñada seguramente su audiencia la entenderá correctamente. Explote sus habilidades de orador, el Power Point mal utilizado neutraliza esas habilidades.

Utilice el Power Point sólo cuando tiene que recurrir a la ayuda visual, eso sucede en casos en los que “una imagen vale más que mil palabras”, si está exponiendo acerca de la marca que deja un bala en la piel de una víctima, use una secuencia de fotos en la presentación, pero no la rellene de textos.

Sobre ese mismo punto, en mi trabajo muchas veces los abogados tratan de explicarme la escena del crimen o la forma en que tal o cual terreno fue ocupado por tal o cual persona, y se empeñan en hacerlo oralmente. Yo no sé qué tan difícil puede ser traer un papelógrafo con diagrama simple de lo que el abogado quiere explicar o una foto ampliada de la escena del crimen. Eso nos ahorraría mucho tiempo a todos y permite comprender mejor el panorama. A cambio los abogados suelen traer diapositivas con la transcripción de lo que van explicar (y suelen traer su lap top, el proyector, cables, enchufes, extensiones, etc.) Conclusión: Las personas usan el papelógrafo y el power point cuando no es necesario y no recurren a ellos cuando sí se necesitan. Como dice a menudo el gran Pedro Suarez Vertiz: El sentido común es el menos común de los sentidos.

Muchas veces un papelógrafo bien hecho causa más impacto que un aburrido Power Point.

Si su presentación en Power Point no se va a ver limpia, adecuada, orientada a explicar cuestiones puntuales de forma visual y sin errores ortográficos, no sucumba a la tentación. Mejor no la haga, y si ya la hizo, no la utilice. Su presentación es precisamente eso, “su presentación” y por lo tanto va a hablar bien o mal de usted.

No recargue su presentación con dibujitos, figuritas y corazoncitos. Piense en su audiencia. Si es un público académico haga una presentación seria y sobria. Si quiere hacer que la audiencia se ría para mantener su atención use trucos. Uno muy sencillo es mediante el uso del control inalámbrico para PC que se vende para estos fines, coloque un texto en su diapositiva y quítelo de un manotazo (me copio la idea de Bruno Pinasco en su programa Cinescape) verá que causa un efecto interesante en la audiencia precisamente en esos momentos en que empiezan a distraerse.

Nunca, pero nunca, use la presentación de otro.

Nunca ponga una presentación con una única diapositiva en la que aparece solo su nombre y el título de la exposición, se ve mal y distrae a la audiencia.

Mida los tiempos, nada peor que exposiciones acompañadas por cien diapositivas y un expositor empeñado en llegar a la última que dice “¡Gracias!”. Diseñe mecanismos que le permitan acortar la presentación si es necesario sin que el público detecte que “se está saltando” las diapositivas. La audiencia percibe eso como se están saltando temas y que la exposición no es seria.

No entregue sus diapositivas a sus alumnos. Es más, avise que no las entregará desde un principio. En muchos cursos he visto gente distraerse y cuando les pregunté: ¿Por qué no prestas atención? Me contestaban: ¿Para qué, si al final me copio el Power Point del profesor a mi usb?

Finalmente tómese su tiempo, investigue un poco el Power Point, es un programa sencillo, aprenda a usar los hipertextos, cualquier imagen se puede convertir en un hipertexto que conduzca a otra diapositiva con un sencillo click. Explote las animaciones de textos, pero no sobresature con ellas su presentación. Haga un uso eficiente de la herramienta y piense en criterios de eficacia. Piense en su audiencia, seguramente se lo agradecerán.

CAVERMAN

Una muy querida amiga lleva varias semanas preguntándome por qué algunos de mis amigos me dicen Caverman. Pues aquí va:

Puede que haya sido el año 94 ó 95 o tal vez antes, no recuerdo bien. Lo cierto es que trabajaba en el Instituto de Informática de la Universidad, en el departamento de Capacitación. Era instructor de informática como otros estudiantes de la universidad que desarrollábamos esta tarea bajo el elegante nombre de “ayudantes de cátedra”. En apariencia era una vil explotación, pero no. Nos pagaban casi propinas, pero no recuerdo otro periodo en mi vida en el que haya aprendido tantas cosas. La política del Ingeniero Tamayo (¿recuerdan el sobreviviente de la película “Abisa a los compañeros? Sí, ese mismo) que había regresado de la vieja URSS y dirigía el Instituto y luego del Profesor Cayo, era darnos libertad. Libertad para aprender. Pocos recursos y mucha libertad. No hay nada mejor. Todos entrábamos sabiendo un poco de algo y salíamos con muy poco dinero, y una bolsa enorme llena de conocimientos. Yo entré sabiendo un poco de programación estructurada, Clipper, Fox Pro y una reliquia llamada D.O.S. Al cabo de unos meses ya podía instalar cualquier programa en cualquier computador, y no sólo eso, podía instalar cualquier programa en dieciséis computadores casi al mismo tiempo a pesar de que los instaladores venían en diskettes de tres y media pulgadas y poco más de un mega de capacidad cada uno y no existía red. Inventamos redes parchando cables paralelos de impresoras para conectar una computadora con otra. En aquel entonces los discos compactos eran todavía ciencia ficción en el Perú. También podíamos armar y desarmar una computadora en cuestión de minutos, cambiar memorias, mover slots, reparar fuentes de poder, intercambiar buses de datos y hasta limpiar microprocesadores. Casi todos mis colegas de trabajo eran de las áreas de ingeniería, yo era el único de letras, a pesar de ello todos aprendíamos igual. Era un universo paralelo, todos sin excepción leían (una constante interesante a tomar en cuenta), todos sin excepción tenían la mística de no rendirse ante la dificultad. Nunca nadie nos entrenó en ello pero el esfuerzo en equipo era la esencia de nuestro trabajo. Si algo no funcionaba, se preguntaba a otro, luego de media hora se podía ver a ocho o nueve personas pensando alrededor de un computador, haciendo pruebas y aportando ideas hasta que el problema quedaba resuelto, y si no se resolvía ese día, alguien lo resolvía a los pocos días y compartía la respuesta con todos. Éramos pobres, teníamos computadoras antiguas, usábamos programas piratas y éramos felices.

En aquel entonces, teníamos unos seis metros cuadrados en el área de administración a los que llamábamos “casilleros” precisamente porque usábamos un anaquel de casilleros como separador de ambientes. Cada uno tenía un casillero de treinta por treinta centímetros donde guardábamos plumones, mota, diskettes y algunos libros. Allí dejábamos nuestras mochilas mientras dictábamos clase. Cerca estaba el reloj tarjetero marcador de asistencia, nos descontaban el magro sueldo si llegábamos cinco minutos tarde, era una verdadera distracción vernos a todos llegando a toda velocidad y subiendo las escaleras al segundo piso del pabellón de Ingeniería Electrónica donde funcionaba el instituto, llegando sin piernas y con la lengua afuera y además ubicar la tarjeta, el espacio y presionar la palanca para el marcado correspondiente.

En este lugar, al lado de los casilleros, la administración había colocado dos computadoras, una 286 y una 386, para hacer pruebas, una tenía DOS y la otra Windows 3.11, la que tenía Windows servía para hacer pruebas de Corel Draw o Page Maker. Si quienes ahora leen no tienen la más mínima idea de qué eran esas cosas, pues entonces pertenecen a la generación X en adelante, lo siento. En aquél momento era tecnología de punta.

Había días en que efectivamente las máquinas servían para pruebas, pero la mayoría de las veces las utilizábamos para hacer trabajos de la universidad y hasta para jugar. En ese entonces apareció un juego para DOS (no sé cómo, alguien lo trajo en diskette) llamado “Prehistorik 2”, este juego, en la línea de Mario Bross, tenía a un cavernícola como protagonista. Este premunido de un mazo iba avanzando niveles, matando lobos y comiendo postres para ganar puntos. El caso es que en esa temporada yo dictaba un curso a las siete a nueve de la mañana y por distribución de horas el otro lo dictaba de once a una de la tarde. Tenía dos horas libres por lo menos tres días a la semana, los otros dos tenía cursos en la facultad de derecho donde yo estudiaba. En esas dos horas de no hacer nada, tres veces por semana, empecé a jugar el bendito juego, al principio aprendiendo. Ojo, nada de joystik, todo absolutamente con teclado. Luego de un tiempo era un especialista y si bien nunca terminé los nueve niveles, estuve muy cerca muchas veces. Junto a Hugo Boss, Aldo (Aldus Page Maker), Martín (El Oskuro) y el Crucetas (compañero Cruz no me acuerdo tu nombre) jugamos horas y horas. Fue precisamente Hugo quien un día empezó a llamarme “cavernícola” en lugar de Miguel, y como buen alumno del Prescott, angloparlante, un día me dijo “Caverman” sin más ni más, y desde ese día casi todos los instructores dieron por llamarme así.

Una nota aquí: Como habrán notado, Caverman no significa cavernícola. Hasta ahora no sé bien porqué Hugo lo castellanizó de esa manera, dicho sea de paso, suena bien. Lo correcto hubiese sido “caveman” o el hombre de la cueva o de la caverna. Caverman en realidad significa sepulturero (el hombre que cava). Esto lo descubrí años después chateando con un gringo. Pero en fin así quedó y todos asumimos que Caverman significaba cavernícola.

Tiempo después me fui a vivir y trabajar a Iquitos, cuando volví hubo un enorme salto tecnológico en el instituto. Nos cedieron el claustro de lo que alguna vez fue el convento de los padres agustinos en el centro de la ciudad. El rector de la universidad autorizó una remodelación total y puesta en valor del edificio, nos mudamos allí (sin dejar el viejo local de Ingeniería Electrónica) y allí se instalaron 198 computadores en red con internet. La red de internet más grande de Sudamérica en esa época, aunque no por mucho tiempo. Así como cosas nuevas también tuvimos mil problemas, Windows 95 era una cosa desconocida, la red no se basaba en una plataforma estable como Novell, se optó por la red Windows que casi nadie conocía y era un desbarajuste, lo mouses no funcionaban, los monitores se desconfiguraban. Aparecían los virus de nueva generación. Ese año, resolviendo problemas, aprendimos más que en todos los años anteriores. Aprendimos a editar el registro de Windows, a propósito nunca olvido a Alex Ramos, bombero, caballero galán, siempre servicial y además un autodidacta innato. Él era probablemente la persona que más dominaba los secretos de Windows 95 en toda Arequipa en ese entonces. En esa época creé mi primera cuenta de correo y era: caverman@hotmail.com

También aprendimos a chatear, la primera vez con un sistema de chat basado en páginas web, pero muy rápido descubrimos el Microsoft Comic Chat, con personajes, uno de ellos (qué casualidad) un cavernícola, al que rápidamente adopté y mi nickname era obviamente, Caverman. Al principio pensábamos que el chat nos permitía conversar en la red local. Nos tomó un poco de tiempo darnos cuenta que se podía conversar con cualquier persona en el mundo. Bueno, cualquier persona en el mundo era un decir. Había muy pocas personas en el mundo conectadas permanentemente a internet en este entonces, normalmente sólo administradores de redes o investigadores de universidades extranjeros. Las salas o “chat rooms” tenían a lo mucho cinco miembros, gente normalmente brillante, educada, profesionales o estudiantes de primera línea. Como todo en la vida, al poco tiempo se masificó y envileció, el Comic Chat despareció, fue reemplazado por el Mirc (IRC es la sigla del sistema en el que se basa el chat) y empezaron a aparecer escolares pajeros, pirañas y barristas de equipos de futbol. Aparecieron también otros “Caverman” en la red y finalmente decidí abandonar ese nickname y también poco a poco dejé el Mirc.

De esa época vienen nicks memorables, Claudio Barman, Elier Resortes, Hugo Boss, Strike, el Oskuro (¿Dónde andas?), Slayer_X, ¡el Amigo1! (algún día contaré su historia), Latisha, Sajino, Piojo, Jklm y decenas más. Mis amigos más cercanos todavía se acuerdan de mi nickname y me ha sucedido que paseando por la calle alguien me ha saludado, nos hemos abrazado y me han dicho: “¡¿Cómo estás Caverman?! Yo ni me inmuto y contesto como si realmente me llamara Caverman y no Miguel.

Epílogo

El Instituto se jodió el día que vino un tal Ingeniero Cueva como director con la anuencia del nuevo rector de la Universidad. Trajo a una horda de comechados y lamebotas. Empezó a tratarnos mal, nos puso en planilla como trabajadores de la Universidad pero nos prohibió acercarnos a las máquinas, explorar y aprender. Nos fuimos casi todos, sólo se quedaron los que tenían familias que mantener o ya eran muy viejos para abrirse camino en la vida. Cuando me fui dominaba el Excel de tal manera que podía hacer en él mis propias rutinas de Visual Basic. Aprendí por mi cuenta Corel Draw, Visual Basic y Visual Fox. Dicté esos cursos y además diseñé el primer curso de Excel Avanzado que se dictó en Arequipa. Luego al irme, tome la decisión de no volver a enseñar informática ni programar computadoras para terceros. Todo lo que aprendí me sirvió sólo para mí o para mis siguientes trabajos como un plus, pero evitaba decir que fui programador. Pero lo que más me sirvió en la vida es que con esa gente tan valiosa aprendí que lo más importante no es cuánto sabe una persona, si no su capacidad de aprender.